Lo que entra fuera de horario
Una solicitud del viernes por la noche espera al lunes. Para entonces la persona ya ha preguntado en otros dos sitios.
Atención, captación, citas y seguimiento
Lo que se pierde casi nunca se pierde por precio
Se pierde por tiempo, por un seguimiento que nadie retomó o por un dato que se quedó en una conversación. Ordenamos el circuito completo para que cada solicitud tenga su sitio y su siguiente paso.
El problema
Las solicitudes no se pierden de golpe: se enfrían
Entran bien, se atienden a medias y se quedan esperando un dato, una confirmación o una llamada que nadie volvió a hacer.
Pendientes que viven en la memoria
«Había que llamar a este.» «A aquel le faltaba mandarnos una cosa.» Funciona hasta que hay volumen o alguien se va de vacaciones.
Cada solicitud registrada a su manera
Una en el cuaderno, otra en un correo, otra en la cabeza de quien la atendió. No hay forma de ver de un vistazo qué hay abierto.
Qué hacemos
Un circuito con la misma estructura para todo lo que entra
No se trata de añadir una herramienta más, sino de que lo que ya recibís siga siempre el mismo recorrido y deje rastro.
Las solicitudes que entran fuera de horario reciben una primera respuesta útil y quedan registradas.
Todo lo que llega se recoge con la misma estructura, venga del canal que venga.
Las citas, reservas y confirmaciones quedan anotadas con sus datos, no en una nota suelta.
Los recordatorios y avisos salen solos, en lugar de cuando alguien se acuerda.
Lo que está a la espera de un dato queda marcado, con la persona que debe resolverlo.
El seguimiento arranca con la información que el cliente ya ha dado, sin volver a preguntársela.
Cada solicitud conserva su contexto, para que quien la retome no empiece de cero.
El equipo ve qué hay abierto y qué toca ahora, sin reconstruirlo cada mañana.
Cómo se aplica
El recorrido de una solicitud, de principio a fin
Situaciones reales, contadas como ocurren. No son casos de cliente ni resultados medidos: son ejemplos de uso.
Centro de estética
Una petición de cita entra el domingo. Queda recogida con servicio, preferencia de horario y teléfono, y el lunes solo hay que confirmar, no reconstruir la conversación.
Instalador
Un presupuesto queda pendiente de que el cliente mande una foto. El pendiente queda marcado y el recordatorio sale solo a los días acordados, sin que nadie lleve la cuenta.
Restaurante
Las reservas llegan por tres canales distintos y acaban en el mismo sitio, con el mismo formato, y con aviso de las que aún no están confirmadas.
Qué necesitamos de ti
Podemos empezar con lo que tengáis hoy
Incluso si ahora mismo lleváis las citas en papel o en la cabeza. El primer paso funciona con vuestra forma actual de trabajar: ordenamos la entrada y el registro, y la agenda o el sistema se incorporan después, por fases, si compensa. Lo que sí necesitamos saber es qué información hace falta para dar servicio y qué decide que una solicitud está completa.
Cuándo entra una persona
Confirmar sigue siendo cosa de una persona
Ordenar el circuito no significa cerrar citas automáticamente. Para confirmar disponibilidad real hace falta una fuente de datos fiable que consultar; mientras no exista en tu caso, el sistema recoge y prepara la petición, y alguien del equipo la confirma. Cuando esa fuente exista, se conecta, pero no lo damos por hecho antes de revisarlo.
¿Cuántas solicitudes tenéis abiertas ahora mismo?
Si la respuesta es «habría que mirarlo», ahí está el problema. Cuéntanos cómo entran y cómo las seguís hoy, y vemos qué parte puede dejar de depender de la memoria.
Otros servicios que suelen ir con este
Automatización de procesos
Que el trabajo repetitivo deje de depender de que alguien se acuerde.
Ver servicio
Agentes de WhatsApp con IA
El canal por el que ya te escriben, atendido de forma continua.
Ver servicio
Chatbots web con IA
Atiende a quien entra en tu web cuando no hay nadie para responder.
Ver servicio